Grupy i Konspekt

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Grupy i Konspekt.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

Wyobraźmy sobie tabelę, w której przedstawiono sprzedaż w rozbiciu na kategorie produktów, brandy i produkty. Poniżej przedstawiam skrócony i uproszczony przykład takiej tabeli. Pomimo tego, że przykład jest uproszczony i że tabela została sformatowana tak, aby zaznaczyć gdzie są kategorie (zielone tło, pogrubiona czcionka), a gdzie brandy (zwykła czcionka) i produkty (czcionka w mniejszym rozmiarze) wciąż tabela pozostaje mało czytelna.

W przypadku tabel przedstawiających dane zsumowane na 2 lub większej ilości poziomów dobrym i łatwym w użyciu rozwiązaniem jest użycie grupowania.

W poniższym przykładzie wybieramy najniższą kategorie, czyli ‘produkty’, zaznaczamy wiersze w których znajduje się grupa produktów z pierwszego z brandów.

Kolejnym krokiem jest wybranie z Menu: Dane → Grupy i konspekt → Grupuj.

W efekcie wybrania powyżej opisanego polecenia na lewo od numerów wierszy pojawi się szary margines a na nim pionowa kreska zakończona kwadracikiem z symbolem ‘-‘.

Powyżej szarego marginesu będą widoczne dwa szare kwadraty z cyframi ‘1’ i ‘2’, cyfry te oznaczają 2 możliwe widoki, które są obecnie dostępne, widok z rozwiniętymi (2) i zwiniętymi (1) grupami.

Jeżeli klikniemy na kwadrat z ‘1’, na kwadrat z ‘-‘ lub pionową kreskę na marginesie grupa produktów ukryje się, dając efekt jak na poniższym rysunku.

Całą operację od początku możemy powtórzyć dla pozostałych grup produktów, oraz dla miesięcy w kolumnach.

Uzyskamy tabelę wyglądająca tak jak poniżej.

Tabela ta po zamknięciu grup produktów i grupy miesięcy, będzie pokazywać tylko sprzedaż dla brandów na pierwszej połowy roku.

Grupowanie można używać na wielu poziomach. Poniżej postanowiono przedstawić dodatkowo sprzedaż produktu 2 z rozbiciem na 3 wersje. Możliwe są teraz trzy widoki dla wierszy (liczby 1,2,3 w kwadratach). Widok 1 tylko brandy, widok 2 brandy i produkty, widok 3 wszystkie dane tabeli.

Grupowanie działa dość podobnie do ukrywania wierszy i kolumn, ale jeśli często ukrywamy i odkrywamy te same wiersze i kolumny, grupowanie znacznie przyspieszy naszą pracę.

Aby usunąć grupowanie wystarczy wybrać wiersze/kolumny, dla których grupowanie ma być usunięte i wybrać z Menu: Dane → Grupy i konspekt → Rozgrupuj...

Jeżeli chcemy usunąć kilka poziomów grupowania operację tą należy powtórzyć, tyle razy ile poziomów usuwamy.

Jeżeli chcemy usunąć wszystkie poziomy grupowania występujące w arkuszu, zarówno w wierszach jak i kolumnach należy wybrać Dane → Grupy i konspekt → Wyczyść konspekt.

Jeżeli tabela zawiera sumy, możemy wykorzystać automatyczne Grupowanie.

W naszym przypadku dało to efekt bardzo zbliżony do tego który uzyskaliśmy sami po znacznie dłuższej pracy.

Grupowanie i rozgrupowywanie znacznie przyspiesza wyciągnięcie ikon Grupuj i Rozgrupuj na pasek ikon, jak to zrobić opisane jest w kolejnej lekcji.

Bardzo podobny efekt do grupowania można uzyskać nagrywając proste makra ukrywające wiersze oraz kolumny i przypisując te makra do przycisków w arkuszu lub np. poleceń w Menu. Więcej na ten temat w Części 2: Visual Basic for Application (VBA).

Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007