Sortowanie
Przykłady opisane w tej lekcji
dostępne są w arkuszu Excela: Sortowanie.xlsx, tylko ich
samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.
Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip
Lekcję
można obejrzeć lub przeczytać poniżej. Film będzie pokazany w najlepszej jakości jeśli wybierzemy wyświetlanie na całym
ekranie.
|
Przykład 1.
(Arkusz: ‘Sortowanie
W poniższej tabeli znajduje się 10
nazwisk pracowników pewnej firmy, ich miesięczna płaca oraz roczna premia jaką otrzymali.
Osoby te chcielibyśmy posortować
wg nazwisk od A do Z.
Czynnością
jaką należy wykonać przed rozpoczęciem sortowania jest
zaznaczenie wszystkich danych w tabeli, włączając w to kolumny z płacą i
premią.
Gdybyśmy wybrali i posortowali
wyłącznie kolumnę z nazwiskami, komórki z premią i płacą pozostałyby w tych
samych miejscach i odnosiły się do niewłaściwych osób.
Możemy wybrać także całe wiersze o
ile tylko nie znajduje się w nich nic innego poza sortowanymi danymi.
Sortowanie znajdziemy na karcie
‘Narzędzia główne’, przycisk ‘Sortuj i Filtruj’, polecenie ‘Sortuj od A do Z’.
Dane zostały posortowane
alfabetycznie według pierwszej kolumny naszej tabeli.
Polecenia ‘Sortuj od A do Z’ i
‘Sortuj od Z do A’ będą użyteczne tylko wtedy gdy
chcemy posortować tabelę według pierwszej z jej kolumn.
Na koniec tego przykładu podkreślę
jeszcze raz, że gdybyśmy wybrali tylko część tabeli i posortowali ją, dane
straciłyby sens ponieważ pensje i premie odpowiadałyby
teraz innym osobom.
Przykład 2.
(Arkusz: ‘Sortowanie
Dane posortujemy teraz wg. płacy a jeśli płaca dla kilku pracowników będzie taka sama jako drugie kryterium przyjmiemy wysokość premii.
Dostęp do większej ilości opcji
sortowania możliwy jest po wybraniu polecenia ‘Sortowanie niestandardowe’
.
Płaca znajduje się w kolumnie C,
będziemy sortować wg wartości i od największych do najmniejszych.
Po kliknięciu przycisku ‘Dodaj
poziom’ możemy określić kolejne kryterium.
Premia znajduje się w kolumnie D,
sortujemy po wartościach i od największych do najmniejszych.
Ponieważ zaznaczyliśmy dane bez
nagłówków, opcja ‘Moje dane mają nagłówki’ musi być odznaczona.
Jak widać sortowanie okazało się
skuteczne, dwie osoby o takiej samej płacy zostały uszeregowane wg. wysokości premii.
Przykład 3.
(Arkusz: ‘Sortowanie
Sortowanie jest też możliwe w
poziomie.
Wybraną tabelę posortujemy
alfabetycznie, wg wiersza 2, w którym znajdują się nazwiska.
Klikamy ‘Sortowanie
niestandardowe’
W opcjach sortowania zmieniamy
orientację na ‘Sortuj od lewej do prawej’ i klikamy OK.
Ponieważ zaznaczyliśmy dane bez
nagłówków (nazwisko/płaca/premia) musimy się upewnić że
opcja ‘Moje dane mają nagłówki’ została odznaczona.
W okienku ‘Sortuj według’
wybieramy ‘Wiersz
Dane zostały posortowane.
Powtórzymy teraz sortowanie wg
płacy i premii dla poziomej tabeli.
Wybieramy wiersz 3 zawierający
płacę, sortowanie według wartości, ‘Od największych do najmniejszych’.
Dodajemy poziom, wybieramy wiersz
4, w którym są wysokości premii, ponownie wybieramy ‘Od największych do najmniejszych’.
Sortowanie możemy uznać za udane.
Przykład 4.
(Arkusz: ‘Sortowanie
Sortowanie jest jedną z prostszych
czynności wykonywanych w Excelu, ale nawet w tym przypadku zdarzają się błędy.
Poza wcześniej wspomnianym posortowaniem
tylko części tabeli lub zaznaczeniem do sortowania czegoś poza tabelą,
najczęściej zdarzającymi się błędami są problemy z formułami.
Należy zachować szczególną uwagę
przy sortowaniu formuł, a także przy sortowaniu danych jeśli
odnoszą się do nich formuły nawet jeśli formuły te są poza zakresem sortowania.
W kolumnie E wprowadziłem formułę obliczającą jaki procent pensji pani prezes Kurowskiej
zarabia każdy z pracowników, dla przykładu pan Wroński zarabia 5000zł czyli 50%
pensji pani prezes.
A w komórce G3 wprowadziłem link
do pensji pani prezes.
Posortujemy teraz tabelę
alfabetycznie.
Jak widać poniżej zarówno link
będący poza sortowanym zakresem, jak i sortowane formuły pokazują teraz
niewłaściwe dane.
Excel nie odświeża automatycznie
adresów w formułach tak aby odnosiły się do tych
samych danych co przed sortowaniem. Do wyliczenia stosunku pensji pracownika do
pensji pani prezes, wciąż brana jest pierwsza komórka na liście pomimo tego, że
jest to obecnie inna dana.
To samo dotyczy linków nie będących w sortowanym obszarze, odnosić się będą do tej
samej komórki a nie do tej samej danej.
Aby takich problemów uniknąć
najlepiej jest przed sortowaniem zamienić na wartości wszystkie formuły, które
mają być sortowane, oraz linki odnoszące się do sortowanych danych.
Informacje dodatkowe
Dostęp do poleceń sortowania
możliwy jest także na karcie Dane, są to dokładnie te same polecenia, które po
zostały po prostu umieszczone w 2 miejscach.
Inną sposobem sortowania jest
zaznaczenie danych do sortowania razem z nagłówkami.
Należy wtedy wybrać sortowanie
niestandardowe i w oknie ‘Sortowanie’ przedstawionym poniżej zaznaczyć opcję
‘Moje dane mają nagłówki’.
W polach wyboru ‘Sortuj według’ i
‘Następnie według’ pojawiają się wtedy nagłówki kolumn zamiast liter
oznaczających kolumny.
Inne rzadziej używane opcje
sortowania to sortowanie wg kolorów, ikon znajdujących się w komórkach, lub wg
dni tygodnia, miesięcy lub listy niestandardowej utworzonej przez nas.
Więcej na temat list
niestandardowych w lekcji ‘Listy Niestandardowe’.
Więcej informacji na temat
sortowania w lekcjach: ‘Tabele Przestawne’, ‘Tabele Przestawne dla
Zaawansowanych’, ‘Filt i Filtr Zaawansowany’.