Profesjonalne Raporty Podstawy
W dużych korporacjach
raporty są z reguły przygotowywane w jednym dziale i dystrybuowane do
wszystkich zainteresowanych i uprawnionych pracowników. Dział przygotowujący
raporty zwykle nazywa się działem Analiz, Systemów lub Raportowania i oprócz
przygotowywania raportów także analizuje dane i na ich podstawie opracowuje
wnioski i sugestie dalszych działań dla kierownictwa firmy oraz działów
Marketingu i Sprzedaży.
Raporty takie są zwykle wykorzystywane nie
tylko przez osoby polskojęzyczne i z tego powodu wszystkie opisy powinny być w
języku angielskim.
Podstawowymi cechami raportów
przygotowywanych dla dużej grupy osób powinny być:
- przejrzystość
- łatwość użytkowania,
- łatwość przygotowywania
Przejrzystość
Wygląd raportu musi być zachęcający a nie
odstraszający, cała tabela z danymi powinna się mieścić na jednym ekranie, a
dane muszą być ułożone w logiczny sposób, czyli np.: 2010 rok, plan na 2011,
wynik dla 2011 roku.
Łatwość
użytkowania
Raporty muzą być ‘user friendly’, nie mogą
wymagać od użytkowników zaawansowanych umiejętności obsługi Excela. Wiele osób
np. nie potrafi używać tabel przestawnych i nie możemy wymagać od nich, aby się
nauczyły (szczególnie, że z reguły są to osoby na kierowniczych stanowiskach).
Łatwość
przygotowywania Raport
powinniśmy przygotować tak, aby w przypadku zmian nie trzeba było dokonywać
przeróbek raportu, a jedynie skopiować nowe dane do odpowiedniego (z reguły
ukrytego) arkusza. Formatka z danymi dla użytkownika sama musi wyszukiwać i
dokonywać odpowiednich przeliczeń na danych źródłowych.
Przykład
1.
Poniżej przedstawiam raport, w którym
użytkownik korzystając z ‘drop-down’ menu może wybrać:
- Kraj, dla którego dane go interesują lub
region. (Country/Cluster)
- Rodzaj waluty, dolary lub waluty lokalne (LC – local currency / cUSD –
constant dollars)
- Kategorie z podziałem na brandy lub
Całkowita sprzedaż z podziałem na kategorie (Category)
- Okres, na który dane mają zostać zliczone,
w poniższym przykładzie wybrano okres od stycznia do marca, czyli pierwszy
kwartał, ale może to być dowolny inny okres (From – To:)
Raport ten przedstawia 4 rodzaje danych:
Sprzedaż (Sales), Marżę (DP% - Direct Profit %), Sprzedaż w sztukach (Units)
oraz Średnią cenę produktu (Sales / Units). Wszystkie dane dla poprzedniego
roku, wartości planowane oraz wyniki lub najbardziej aktualne projekcje.
W filtrze kraju do wyboru są wszystkie kraje
CEE, oraz ich suma.
Po wybraniu kategorii, część raportu
pokazywana wcześniej jest ukrywana i pokazywane są elementy podrzędne wybranej
grupy.
Makro ukrywające odpowiednie linie jest
przypisane do menu wyboru kategorii i każda zmiana wyboru uruchamia je.
Utworzenie takiego makra zostało dokładnie opisane w lekcji ‘Konstrukcja Select
Case’
Dzięki menu wyboru okresu możemy wybrać sumę
danych dla dowolnej sumy miesięcy. Dzięki zastosowaniu takiego podwójnego
wyboru można a łatwy sposób śledzić wyniki YTD (Year To Date), czyli od
początku roku do chwili obecnej, sprawdzić sumę dla kwartału, półrocza lub
innego okresu.
To jak przygotować taką funkcjonalność
zostało opisane w lekcji ‘Formularze’.
Kolejna zakładka przedstawia te same dane,
ale w ujęciu pokazującym wszystkie okresy na raz.
W tym wypadku nie wybieramy okresu ani waluty
a tylko kraj, grupę lub jej element oraz wskaźnik, który nas interesuje poniżej
opisany jako KPI (key performance indicator).
W tym przypadku oprócz formuł wyszukujących
odpowiednie dane, zostało zastosowane makro, które po wybraniu wskaźnika
formatuje obszar z danymi tak, aby np. sprzedaż była podana bez liczb po
przecinku a marża jako wartość procentowa.
Ostatnia zakładka tego raportu to wykres,
który także posiada pola wyboru danych, które mają być prezentowane.
Dzięki tak przygotowanemu raportowi użytkownicy, nie
muszą tracić czasu na szukanie danych a mogą od razu przejść do ich analizy co
ma istotny wpływ na wyniki ich pracy.
Strzałki
Istnieje kilka sposobów aby uzyskać strzałki,
dzięki którym już na pierwszy rzut użytkownik będzie mógł ocenić jak
przedstawiają się wyniki.
Pierwsza z nich to formatowanie warunkowe,
które zostało opisane w lekcji o takim tytule.
Inny wygodny sposób to użycie funkcji JEŻELI
i sformatowanie komórki tak aby używała czcionki ‘Wingdings
Wykorzystanie formatowania warunkowego
pozwoli nam dodatkowo zmieniać kolory strzałek.
Poniższa funkcja przyjmuje wartości : ’j’, ’l
’, ’f ’ w zależności od wyniku znajdującego się w komórce M24.
=JEŻELI(M24>0,02;"j";JEŻELI(M24<-0,02;"l";"f"))
Poniższe formatowanie warunkowe nada
strzałkom odpowiednie kolory.
Formatowanie
Raportu
Aby raport dobrze wyglądał warto jest ukryć
wszystkie arkusze nie przeznaczone dla użytkownika.
Kolejną operacją będzie pozostawienie linii z
szarym tłem nad arkuszem i kolumny z szarym tłem po jego lewej stronie. Jeśli tak
samo pokolorujemy wiersze poniżej raportu oraz kolumny na prawo od niego
uzyskamy efekt postrzegany jako szare tło.
Dodatkowo ukrywamy Pasek formuły, Linie
siatki i nagłówki (wierszy i kolumn) odznaczając z karty ‘Widok’ odpowiednie pola
według poniższego rysunku.
Pole
kombi
Dzięki wykorzystaniu pola kombi możemy dać
użytkownikom naszych raportów możliwość filtrowania danych przekraczające
możliwości oferowane przez filtry czy tabele przestawne.
Pola takie są także znacznie łatwiejsze w
użytkowaniu, co jest szczególnie ważne jeśli przygotowujemy raporty dla dużej
grupy (należy pamiętać, że według statystyk określenie ‘tabela przestawna’
wzbudza strach u 91% użytkowników Excela).
Praca z polami kombi została dokładnie
opisana w lekcjach ‘Formularze’ i ‘Instrukcja Select Case’.
Raporty
z grafiką, filmami, dźwiękami.
Bardziej zaawansowane raporty łączą wiele
elementów wykorzystywanych w podstawowych raportach.
Dzięki połączeniu filtrowaniu powiązanemu z
drop down menu z tabelami przestawnymi i makrami, które uruchamiają się na
skutek zmiany wyboru lub naciśnięcia przycisku, możemy w praktyce uzyskać każdy
efekt i maksymalnie ułatwić dostęp do danych dla użytkowników.
Bardzo dobre efekty daje dodanie elementów
graficznych do raportów, elementy te pokazywane są w zależności do tego, jakie
dane chce obejrzeć użytkownik.
Możemy na przykład dodać:
- Zdjęcia z reklam, których koszt i stopę
zwrotu prezentuje raport.
- Zdjęcia produktów, których wyniki
sprzedaży/koszty przeglądamy
- Strony z folderu/katalogu/ulotki reklamowej,
których wyniki sprzedaży są pokazywane poniżej.
Poniżej jeden z wielu możliwych przykładów
takich raportów. Zdjęcia zmieniają się dzięki makru, które uruchamia się po
dokonaniu zmian w filtrach tabeli przestawnej.
Raporty powinny nie tylko dawać łatwy dostęp
do danych, ale także prezentować je w sposób, dzięki któremu dane te łatwo
będzie zrozumieć i zinterpretować.
Jednym z takich sposobów może być dodanie do
raportu automatycznego kreatora wykresów typu ‘walking graph’, prezentującego,
które brandy/produkty/akcje wpłynęły na sprzedaż pozytywnie a które obniżyły
ją.
W tym przypadku konieczne okazało się użycie
makr, które w zależności od danych zmieniały kolory na wykresie oraz dobierały
odpowiedni format liczb w zależności od tego czy prezentujemy zmianę w
wysokości 1 234 czy -0,13.
Aby wykres łatwo było kopiować do prezentacji
PowerPoint, w których z reguły używa się czarnego lub innego ciemnego tła,
wszystkie opisy oraz osie i słupki mają kolor biały a wykres nie posiada tła
ani obramowania.
Na koniec tej lekcji przypomnę jeszcze tylko,
że nie należy się ograniczać wyłącznie do Excela.
Programem który mogę polecić jest Think-Cell http://www.think-cell.com/ (język
angielski).
Znacznie przyspiesza i ułatwia współpracę
Excel – Powerpoint, ponadto oferuję wiele udogodnień niedostępnych w Excelu.
Na poniższym rysunku prezentuję tworzenie
strzałek łączących 2 dowolne punkty wykresu, obliczają one zmianę w wartościach
absolutnych i procentowych, aby zmienić początek lub koniec takiej strzałki
wystarczy przeciągnąć kotwicę widoczną na poniższym rysunku do jednego z
punktów zaznaczonych czerwonym kółkiem.
Na poniższym slajdzie z Programu PowerPoint
przedstawiam wykres typu ‘waterfall’ przygotowany w programie Think-Cell,
oprócz tego że w przeciwieństwie do Excela taki wykres został uwzględniony i
łatwo go wykonać, program ten daje wiele innych możliwości.
Łatwo można uciąć długie słupki, co jest
zaznaczone podwójną ukośną linią.
Dla poszczególnych serii wzrosty/spadki mogą
być rozbite na mniejsze kategorie.
Dodatkowo liczby zaznaczone pogrubieniem w
opisie poniżej wykresu zostały skopiowane z wykresu i jeśli dane w Excelu
ulegną zmianie, automatycznie zmieni się zarówno wykres jak i dane w
komentarzach.
Program ten nie zmieni niestety odpowiednio
komentarzy, ale jeśli powstanie kiedyś program, który by to potrafił, z
pewnością zdobędzie ogromną popularność.
Więcej informacji na temat Profesjonalnych Raportów w
lekcji ‘Profesjonalne Raporty dla Zaawansowanych’