Kopiowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Kopiowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Podstawy

(Arkusz ‘Kopiowanie 1’)

W poniższym przykładzie mamy tabelę przedstawiającą dane sprzedaży dla 10 brandów, z rozbiciem na 6 miesięcy.

Aby uzupełnić nagłówki, nie wpisując ich ręcznie, ale kopiując, wybieramy pierwszy z nich ‘brand 1’ i stajemy kursorem myszki na małym czarnym kwadraciku znajdującym się w prawym dolnym rogu komórki (na poniższym rysunku zaznaczony czerwonym kwadratem).

Klikamy na tym kwadraciku lewym klawiszem i trzymając go wciśniętego, przesuwamy kursor myszy do ostatniej z komórek, do których ma być skopiowany nagłówek.

Jeżeli tekst, który kopiujemy kończy się lub zaczyna liczbą (np. brand 1, 1 grupa), jest nazwą miesiąca lub dnia tygodnia, Excel samoczynnie będzie go zmieniał, w przypadku tekstu z liczbą zwiększał ją o 1 w każdej kolejnej komórce, a w przypadku dni tygodnia i miesięcy, wprowadzał kolejny dzień tygodnia bądź miesiąc.

Gdy kopiujemy liczbę bądź tekst, dokładnie to samo zostanie wprowadzone do wszystkich komórek.

Na poniższym rysunku widać, że to, co będzie w ostatniej z komórek, do których kopiujemy pokazuje się w żółtym prostokącie widocznym przez cały czas, gdy przytrzymujemy lewy klawisz myszy podczas kopiowania.

Poniżej widać jak komórka zawierająca ‘styczeń’ jest kopiowana do 5 przyległych komórek, w czerwonym kwadracie pokazuje się prostokąt z tekstem ‘czerwiec’, który zostanie wprowadzony do ostatniej z komórek.

Nie ma możliwości skopiowania jednej komórki przez przeciąganie jednocześnie do wierszy i kolumn, należy przeprowadzić 2 oddzielne operacje kopiowania, np. najpierw skopiować do całego wiersza, a potem ten wiersz na komórki leżące poniżej.

Więcej możliwości kopiowania z wykorzystaniem wcześniej ustalonych list opisuje lekcja: Listy Niestandardowe.

Wprowadzimy teraz formułę sumy w komórce C14 i skopiujemy ją poziomo tak aby została zsumowana sprzedaż także dla pozostałych miesięcy.

Jak widać na powyższym rysunku w przypadku kopiowania formuł, prostokąt z wartością dla ostatniej komórki nie jest pokazywany (czerwony prostokąt w którym powinien się on znajdować jest pusty).

Znacznie szybszym sposobem na kopiowanie jest podwójne kliknięcie na kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki.

Excel sam skopiuje komórki w dół na takiej długości, w jakiej wypełniona jest kolumna znajdująca się z lewej strony od aktywnej komórki, a jeżeli nie jest ona wypełniona na takiej jak kolumna z prawej. Jeżeli żadna z kolumn nie jest wypełniona nic się nie stanie.

Wprowadźmy teraz sumę dla ‘brandu 1’ i skopiujmy ją dwukrotnie klikając na uchwyt wypełnienia (częściej nazywany małym czarnym kwadracikiem).

Sposób ten znacznie przyspiesza pracę w przypadku długich tabel.

Sposób ten nie może być używany do kopiowania w poziomie.

Jeżeli jedna z komórek w kolumnie wzdłuż której kopiujemy jest pusta kopiowanie zatrzyma się w tym miejscu.

Polecenia Kopiuj, Wklej, Wytnij

Kopiować możemy też używając poleceń: ‘Kopiuj’ i ‘Wklej’

Aby skopiować aktualnie wybraną komórkę lub obszar należy je zaznaczyć i wybrać ikonę kopiuj z grupy ‘Narzędzia główne’.

Polecenie ‘kopiuj’ jest jednym z najczęściej używanych i dlatego zostało także udostępnione w menu które jest pokazywane po kliknięciu w wybraną komórkę lub obszar prawym klawiszem myszy.

Aby wkleić skopiowane wcześniej dane należy kliknąć ikonę wklej:

Można też wyciąć dane zamiast je kopiować, w takim przypadku dane znikają z oryginalnej komórki/obszaru po wklejeniu ich do nowej.

Proponuję poćwiczyć te operacje na dostępnej tabeli.

Jeżeli pomiędzy skopiowaniem/wycięciem a wklejeniem wykonamy jakąś inną operację w Excelu, program ‘zapomni’, co było kopiowane/wycinane.

Klawisze skrótów

Wygodnie jest używać klawiszy skrótów, które znacznie przyspieszają pracę:

Ctrl+C kopiowanie (C od ang Copy).

Ctrl+V wklej

Ctrl+X wytnij

Należy zachować szczególną ostrożność przy kopiowaniu formuł, ponieważ adresy względne w formułach zmieniają się wraz z kopiowaniem. Więcej na ten temat można przeczytać w lekcji ‘Adresy Względne i Bezwzględne’.

Wklej specjalnie

Nie musimy kopiować ‘wszystkiego’ z danej komórki. Po wybraniu polecenia kopiuj i przejściu do komórki gdzie mają się znaleźć dane możemy kliknąć prawym klawiszem myszy i z menu, które się rozwinie wybrać opcje ‘Wklej specjalne...’

Wyświetli się poniższe okienko.

Najbardziej użyteczne opcje okna Wklej specjalne to:

- Formuły – wkleja tylko formułę nie zmienia formatowania komórki.

- Wartości – wkleja wartość jaka znajdowała się w kopiowanej komórce, jeżeli była tam formuła, wkleja wartość którą ona miała.

- Wklej łącze – wkleja link do komórki która była kopiowana, szczególnie użyteczne jeżeli potrzebujemy wielu linków pomiędzy plikami.

- Podziel – użyteczne do zmniany formatu liczb. Mamy np, w dużej tabeli dane w zł a chcielibyśmy mieć dane w tys. zł. Wpisujemy w dowolnej innej komórce 1000, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy cały obszar gdzie dane mają zostać zmniejszone i wybieramy podziel, wszystkie dane zostaną podzielone przez 1000, co da nam dane w tys. zł.

Przećwiczmy teraz wklejanie wartości.

Do komórki C22 wkleimy wartość komórki I14.

Zaczynamy od zaznaczenia I14 i wybrania Ctrl|+C.

W kolejnym kroku uaktywniamy komórkę C22, klikamy ją prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’

Zaznaczamy opcję ‘Wartości’ i klikamy ‘OK.’

Wklejać wartości możemy także klikając na napis ‘Wklej’ i wybierając polecenie ‘Wklej wartości’ tak jak jest to pokazane na poniższym rysunku.

Przećwiczmy teraz wklejanie łączy a później dzielenie.

1. Zaznaczamy obszar I4:I14 i kopiujemy go (Ctrl+C).

2. Uaktywniamy komórkę M4 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’

3. Klikamy przycisk ‘Wklej łącze’ w lewym dolnym rogu okna ‘Wklejanie specjalne’.

W efekcie powyższej operacji w komórce M4 jest teraz link do komórki I4.

Ponieważ w kolumnie M zgodnie z nagłówkiem mają znajdować się dane w tysiącach, podzielimy je teraz wszystkie przez 1000.

W dowolnej komórce np. O4 wpisujemy ‘1000’, kopiujemy tą komórkę, zaznaczamy obszar M4:M14 i wybieramy polecenie ‘Wklej specjalnie…’.

W oknie ‘Wklejanie specjalne’ wybieramy opcję ‘Podziel’ i klikamy ‘OK’.

W efekcie powyższej operacji wszystkie łącza zostały podzielone przez 1000.

Kopiowanie prawym klawiszem.

(Arkusz: ‘Kopiowanie 2’)

W poniższym przykładzie chcielibyśmy skopiować formułę z komórki I3 do poniższych komórek, ale tak aby nie popsuć ich formatowani.

Wybranie kwadracika lewym klawiszem i przeciągnięcie go na dół popsuje formatowanie, ponieważ z komórki I3 skopiowana zostanie nie tylko formuła sumy, ale także formatowanie.

Jeżeli ‘mały czarny kwadracik’ klikniemy PRAWYM klawiszem i przeciągniemy w dół, po zwolnieniu prawego klawisza, wyświetli się menu pozwalające wybrać opcję ‘Wypełnij bez formatowania, dzięki temu skopiowana zostanie tylko formuła.

Wybranie opcji ‘Wypełnij bez formatowania’ powinno dać efekt taki jak poniżej.

Ten sam efekt można by uzyskać kopiując komórkę a później z Menu Wklej specjalne wybierając opcję ‘Formuły’, ale użycie prawego klawisza jest znacznie szybsze.

Użycie klawisza Ctrl podczas kopiowania

(Arkusz: ‘Kopiowanie 3’)

To czy podczas kopiowania będzie wciśnięty klawisz Ctrl ma duży wpływ na wynik kopiowania.

Przeanalizujmy to na podstawie 4 poniższych przykładów.

Skopiujmy komórkę B5 do poniższych 9 komórek klikając lewym przyciskiem myszy na uchwycie wypełnienia i przesuwając wskaźnik myszy w dół.

Zróbmy to samo dla komórki C5, przy czym przed puszczeniem lewego klawisza wciśnijmy i przytrzymajmy klawisz Ctrl.

Przed puszczeniem lewego klawisza myszy Excel pokazuje jaką wartość będzie miała ostatnia z komórek do których kopiujemy.

Po wciśnięciu klawisza Ctrl zmienia się ona z ‘10 grupa’ na ‘1 grupa’.

Przytrzymanie klawisza Ctrl w tym przypadku powoduje nie zwiększanie o 1 numeracji grup.

Gdy kopiujemy nazwy miesięcy (lub dni) przytrzymanie Ctrl podobnie spowoduje nie wprowadzanie do kolejnych komórek kolejnych miesięcy, ale skopiowanie tego samego.

Dla cyfr, kopiowanie bez Ctrl kopiuje tą samą cyfrę a z Ctrl zwiększoną o 1.

Jeżeli natomiast zaznaczymy kilka liczb, w tym przypadku 2 komórki z cyframi 10, 20 i przeciągniemy uchwyt wypełnienia bez Ctrl komórki zostaną wypełnione arytmetycznym ciągiem liczbowym opartym na różnicy zaznaczonych komórek.

Jeżeli przytrzymamy Ctrl, komórki te zostaną skopiowane poniżej w takim samym układzie.

O kopiowaniu formatów można przeczytać w lekcji ‘Formatowanie’.