Grupy i Konspekt

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Grupy i Konspekt.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Wyobraźmy sobie tabelę, w której przedstawiono sprzedaż w rozbiciu na kategorie produktów, brandy i produkty. Poniżej przedstawiam skrócony i uproszczony przykład takiej tabeli. Pomimo tego, że przykład jest uproszczony i że tabela została sformatowana tak, aby zaznaczyć gdzie są kategorie (zielone tło, pogrubiona czcionka), a gdzie brandy (zwykła czcionka) i produkty (czcionka w mniejszym rozmiarze) wciąż tabela pozostaje mało czytelna.

W przypadku tabel przedstawiających dane zsumowane na 2 lub większej ilości poziomów dobrym i łatwym w użyciu rozwiązaniem jest użycie grupowania.

W poniższym przykładzie wybieramy najniższą kategorie, czyli ‘produkty’, zaznaczamy wiersze w których znajduje się grupa produktów z pierwszego z brandów.

Kolejnym krokiem jest wybranie z karty Dane polecenia Grupuj.

W efekcie wybrania powyżej opisanego polecenia na lewo od numerów wierszy pojawi się margines a na nim pionowa kreska zakończona kwadracikiem z symbolem ‘-‘.

Powyżej marginesu będą widoczne dwa kwadraty z cyframi ‘1’ i ‘2’. Cyfry te oznaczają 2 możliwe widoki, które są obecnie dostępne, widok z rozwiniętymi (2) i zwiniętymi (1) grupami.

Jeżeli klikniemy na kwadrat z ‘1’, na kwadrat z ‘-‘ lub pionową kreskę na marginesie grupa produktów ukryje się, dając efekt jak na poniższym rysunku.

Możemy powrócić do poprzedniego widoku naciskając kwadrat z symbolem ‘+’ lub kwadrat z ‘2’.

Całą operację od początku możemy powtórzyć dla pozostałych grup produktów.

Polecenie ‘Grupuj’ nie działa dla kilku obszarów na raz więc każdą z grup produktów musimy wybrać oddzielnie i dla każdego kliknąć ikonę ‘Grupuj’.

Uzyskamy tabelę wyglądająca tak jak poniżej.

Dokładnie tak samo postępujemy dla kolumn. Zaznaczmy teraz kolumny od C do H i kliknijmy polecenie ‘Grupuj’

Efekt przedstawiony jest poniżej.

Tabela ta po zamknięciu grup produktów i grupy miesięcy, będzie pokazywać tylko sprzedaż dla brandów i kategorii w pierwszej połowie roku.

Załóżmy że pracownicy pewnego działu pracują na tabeli z odkrytymi wszystkimi danymi a powyższy widok jest przygotowany dla ich przełożonego, który nie jest zainteresowany szczegółami. Teraz ten szef wybiera się z tym samym plikiem do swojego szefa, którego nie interesują brandy a jedynie ich zsumowane wyniki na poziomie kategorii.

Na szczęście grupowanie można używać na wielu poziomach. Jeżeli wybierzemy wiersze od 3 do 16 i klikniemy polecenie ‘Grupuj’ zostanie utworzony kolejny poziom grupowania. To samo możemy zrobić dla wirszy od 18 do 20 i od 22 do 29.

Możliwe są teraz trzy widoki dla wierszy (liczby 1,2,3 w kwadratach).

Widok 1: tylko kategorie,

Widok 2: kategorie i brandy

Widok 3 wszystkie wiersze w tabeli.

Grupowanie działa dość podobnie do ukrywania wierszy i kolumn, ale jeśli często ukrywamy i odkrywamy te same wiersze i kolumny, grupowanie znacznie przyspieszy naszą pracę.

Aby usunąć grupowanie wystarczy wybrać wiersze/kolumny, dla których grupowanie ma być usunięte i wybrać z Karty ‘Dane’ polecenie ‘Rozgrupuj...’

Jeżeli chcemy usunąć kilka poziomów grupowania operację tą należy powtórzyć, tyle razy ile poziomów usuwamy.

Jeżeli chcemy usunąć wszystkie poziomy grupowania występujące w arkuszu, zarówno w wierszach jak i kolumnach, należy zaznaczyć pojedynczą (dowolną) komórkę arkusza, z karty ‘Dane’ wybrać polecenie Rozgrupuj (klikamy na napis a nie ikonę) i ‘Wyczyść konspekt’.

UWAGA: Użycie polecenia ‘Wyczyść Konspekt’ uniemożliwia cofnięcie tej i wszystkich poprzedzających ją operacji.

Jeżeli tabela zawiera sumy, możemy wykorzystać automatyczne grupowanie. Wybieramy ‘Grupuj’ (klikamy napis, nie ikonę) i wybieramy polecenie ‘Autokonspekt’.

W naszym przypadku dało to efekt bardzo zbliżony do tego który uzyskaliśmy sami po znacznie dłuższej pracy.

UWAGA: Użycie polecenia ‘Autokonspekt’ uniemożliwia cofnięcie tej i wszystkich poprzedzających ją operacji.

Bardzo podobny efekt do grupowania można uzyskać nagrywając proste makra ukrywające wiersze oraz kolumny i przypisując te makra do przycisków w arkuszu lub np. poleceń na Wstążce. Więcej na ten temat w lekcjach poświęconych Visual Basic for Application (VBA).