Formatowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Formatowanie.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Formatowanie możemy przeprowadzić w Excelu na dwa sposoby:

- używając jednego z przygotowanych stylów (tabel, wykresów, etc) lub

- formatując każdy z elementów samodzielnie.

Używanie przygotowanych stylów jest wygodne dla początkujących użytkowników, którzy korzystają z typowych tabel czy wykresów. Osoby które będą chciały mieć pełną kontrolę nad wyglądem arkusza, lub przygotowywane przez nich dokumenty nie mieszczą się w ramach narzuconych formatów, wybiorą samodzielne formatowanie. Używanie stylów zostało omówione na końcu tej lekcji.

Przykład 1.

(Arkusz ‘Formatowanie 1’)

Załóżmy, że zostaliśmy poproszeni o przygotowanie tabeli z danymi w układzie jak poniżej. Udało nam się zgromadzić odpowiednie dane i wkleić je do tabeli. Poniższa tabela ma jednak wiele wad.

Zmiana szerokości kolumn i wierszy

Zaczniemy od tego, aby wszystkie dane i opisy kategorii były widoczne. W tej chwili dane w komórkach ‘I23’ oraz ‘I32’ (zaznaczone zielonymi elipsami) nie mieszczą się w obecnej szerokości kolumn i zostały zamienione przez Excel na symbole ###. Podobnie opisy w komórkach B10 i B32 także nie są pokazane w całości.

Aby rozszerzyć kolumny najwygodniej będzie dwukrotnie kliknąć w kreskę pomiędzy kolumnami (miejsca oznaczone czerwonymi elipsami).

Można też kliknąć jednokrotnie i przytrzymując wciśnięty lewy klawisz myszy rozszerzyć szerokość kolumny do pożądanej wielkości.

Aby uzyskać kolumny o równej szerokości należy zaznaczyć wszystkie, które mają zostać wyrównane i przeciągnąć szerokość dowolnej z nich do pożądanej wielkości.

Wstawianie/usuwanie wierszy

Kolejnym krokiem będzie usunięcie 3 wierszy na początku tabeli. W tym celu należy zaznaczyć 3 pierwsze wiersze arkusza, wiersze zaznaczamy klikając na symbolu ‘1’ i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy przeciągamy zaznaczenie do 3 wiersza, gdzie puszczamy przytrzymywany lewy klawisz.

Po zaznaczeniu klikamy na jednym z oznaczeń wierszy (1,2 lub 3) prawym klawiszem myszy i z menu, które się pokaże wybieramy opcję Usuń.

Usuniętych zostanie tyle wierszy ile wcześniej zostało zaznaczonych.

W analogiczny sposób możemy wstawiać wiersze lub kolumny (polecenie ‘Wstaw’).

Wstawmy teraz jeden wiersz przed tabelą.

Obramowania

Po wstawieniu wiersza na początku arkusza, zaznaczymy całą tabelę i na pasku ikon klikniemy strzałkę przy ikonie ‘Obramowanie’ (na poniższym rysunku strzałka zaznaczona czerwonym kółkiem).

Proponuje wybrać polecenie ‘Wszystkie krawędzie’ (zaznaczona na poniższym rysunku) dla całej tabeli a potem ‘Gruba krawędź pola’ (dwa polecenia niżej) aby zrobić pogrubione obramowanie.

Teraz możemy zaznaczyć tylko komórki z nagłówkami kolumn i dla nich ponownie wybrać pogrubione obramowanie, to samo zrobimy dla nagłówków wierszy.

Nie musimy za każdym razem rozwijać menu Obramowania, ostatnie z używanych poleceń zostanie wykonane po kliknięciu zaznaczonej na poniższym rysunku ikony.

Ikony obramowania udostępniają podstawowe i najczęściej używane obramowania, gdybyśmy jednak chcieli skorzystać z podwójnych linii lub ukośnego dzielenia komórek należy klikną prawym klawiszem myszy na wybranej komórce lub zaznaczonym wcześniej obszarze i z menu, które się pokaże wybrać opcję ‘Formatuj komórki...’.

Zostanie wyświetlone okno ‘Formatowanie komórek’, na karcie ‘Obramowanie’ mamy wszystkie możliwości formatowania, jakie udostępnia Excel. Najpierw wybieramy, jaka linia formatowania nas interesuje w oknie ‘Styl:’ a później klikamy z prawej strony, aby wskazać gdzie dana linia ma się znaleźć, wybierzmy ukośną linię zaznaczoną czerwonym kwadratem.

Scalanie komórek

Kolejną operacją będzie scalenie komórek. W komórkach B2 i B3 znajduje się ukośne linie które nie wyglądają dobrze.

Wybieramy komórki, które mają być scalone i klikamy ikonę ‘Scal i wyśrodkuj’.

Polecenie to jest też dostępne po kliknięciu w komórki prawym klawiszem myszy.

Wynik scalenia przedstawiony jest poniżej.

Scalimy także komórki zawierające powtarzające się nagłówki kolumn.

Wyświetlony zostanie komunikat informujący, że symbole 1Q z 2 komórek posiadających szare tło na powyższym rysunku zostaną skasowane. Klikamy OK.

Po scaleniu komórek I2 i I3, stwierdzamy że wolelibyśmy aby nagłówek 1HY (pierwsza połowa roku) wyświetlany był w połowie wysokości nowej scalonej komórki. Klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie ‘Formatuj komórki…’.

W oknie ‘Formatowanie komórek’ na karcie ‘Wyrównanie’ wybieramy opcję ‘Środek’ w menu ‘Pionowo’.

Zmiana koloru tła komórki

Zmiana koloru tła komórki lub obszaru komórek, polega na wybraniu tej komórki/obszaru, kliknięciu na strzałkę przy ikonie ‘kolor wypełnienia’ (pokazana na rysunku poniżej) i wybraniu pożądanego koloru.

Jeżeli kolejny raz chcemy pokolorować komórki na ten sam kolor, nie musimy ponownie go wybierać, został zapamiętany i wystarczy kliknąć na ikonę ‘kolor wypełnienia’.

Malarz formatów

Jeżeli sformatujemy już jakąś komórkę, kolumnę lub wiersz i chcielibyśmy, aby inna komórka lub obszar miały taki sam format, zamiast powtarzać wszystkie operacje od nowa, lepiej użyć malarza formatów.

Sformatujmy wiersz 21, tak jak pokazane jest to poniżej. Aby uzyskać pogrubioną czcionkę należy kliknąć ikonę B (od ang. Bold – gruby). Kolejnym krokiem będzie zmiana kolorów komórek, tak aby dane sumaryczne dla kategorii wyróżniały się.

Tak samo chcielibyśmy sformatować kilka innych wierszy. Oczywiście nie będziemy za każdym razem powtarzać tych samych czynności, ale posłużymy się ‘Malarzem Formatów”.

Zaznaczamy obszar ‘wzór’, czyli wiersz 21.

Klikamy ikonę Malarza formatów (pędzel).

Klikamy w komórkę B25 i cały wiersz tabeli przyjmuje właściwe formatowanie.

Możliwe jest skopiowanie formatowania jednej komórki od razu na większą ilość przyległych komórek, jak i skopiowanie formatowania obszaru na obszar większy. Nie ma możliwości skopiowania formatu kolejny raz po pierwszym skopiowaniu, Excel ‘zapomina’ wzór po pierwszym jego użyciu i operację należy powtórzyć.

W naszym przypadku chcemy użyć tego samego formatowania jeszcze dla wiersza 29, odpowiednie komórki w wierszu 25 są już zaznaczone więc od razu możemy kliknąć malarza formatów

Innym sposobem sformatowania kilku obszarów tak samo jest ich jednoczesne zaznaczenie przed formatowaniem. Aby zaznaczyć kilka obszarów na raz wystarczy podczas ich zaznaczania myszą trzymać wciśnięty klawicz Ctrl.

Linie siatki

Raporty i tabele z reguły wyglądają lepiej, jeśli wyłączymy linie siatki.

Aby włączyć lub wyłączyć linie siatki wybieramy z karty: ‘Układ strony’, ‘Linie siatki’, ‘Widok’.

Zawijanie tekstu

Po operacjach opisanych powyżej nasza tabela powinna wyglądać tak jak poniżej.

Ponieważ opis ostatniego wiersza ‘Suma dla wszystkich brandów’ jest dość długi możemy umieścić go w 2 linijkach.

Aby to zrobić klikamy na nim prawym klawiszem myszy, po czym wybieramy opcję ‘Formatuj komórki...’

W oknie ‘Formatuj komórki’ wybieramy kartę ‘Wyrównywanie’, które pozwala na:

- ustawianie tekstu w komórkach, (np. pionowo)

- wyrównywanie tekstu (np poziomo i pionowo wyśrodkowany)

- scalanie komórek

- zawijanie tekstu w jednej komórce.

Zaznaczamy okienko przy ‘Zawijaj tekst’ i zwężamy szerokość kolumny.

Tekst będzie teraz widoczny w 2 lub większej ilości wierszy, szerokość wiersza możemy dopasować ręcznie, lub dwukrotnie klikając na kresce rozdzielającej numeryczne oznaczenia wierszy.

Dodawanie znaku ‘enter’ w pasku formuły

Aby samemu móc zadecydować jak tekst w komórce ma zostać podzielony na linijki, podczas zmieniania tekstu, wciskamy przycisk lewy Alt i Enter. Efektem będzie wprowadzenie do tekstu znaku przejścia do kolejnej linijki.

Pasek formuły trzeba będzie rozszerzyć aby widocznych było kilka linijek tekstu. Pprzeciągamy linię zaznaczoną na poniższym rysunku w dół.

Zmiana wielkości czcionki

Aby zmienić czcionkę w komórce lub obszarze komórek najłatwiej jest zaznaczyć obszar dla którego chcemy to zrobić, po czym wybrać właściwy rozmiar z rozwijanego pola wyboru znajdującego się wśród ikon (pokazane na rysunku poniżej).

Polecam używanie ikon znajdujących się obok, z których pierwsza powiększa czcionkę a druga zmniejsza.

Ukrywanie / odkrywanie wierszy i kolumn

Ukrycie wierszy lub kolumn polega na ich wybraniu

Aby wybrać na raz wszystkie wiersze i wszystkie kolumny najprościej kliknąć lewym klawiszem myszy na prostokąt zaznaczony na poniższym rysunku czerwonym kółkiem.

Aby później odkryć wszystkie wiersze należy kliknąć prawym klawiszem myszy na którymkolwiek oznaczeniu wiersza (poniżej czerwonego kółka) i z menu które się pokaże wybrać opcję ,Odkryj’, zrobienie tego samego dla kolumn da nam pewność że wszystkie komórki w arkuszu są widoczne.

Dane w ukrytych komórkach pozostają niezmienione i są nadal wykorzystywane prze formuły.

W poniższym przykładzie (Arkusz: ‘Formatowanie 4’) w ukrytej komórce B4 znajduje się liczba, 1 która jest przez Excel wliczana do sumy znajdującej się w komórce B6.

UWAGA: wykresy w Excelu nie korzystają z danych znajdujących się w ukrytych komórkach.

Unikanie niszczenia formatowania

Podstawową zasadą formatowania komórek powinno być odkładanie tego na sam koniec naszej pracy, kiedy już będziemy pewni, jaki układ będzie miał nasz raport. Jeżeli zrobimy to wcześniej, wklejanie, kopiowanie i inne operacje, mogą popsuć nasze formatowanie i będziemy musieli wykonać je od nowa.

Często jednak zmiany już po sformatowaniu są nie do uniknięcia, o tym jak je przeprowadzić, aby nie popsuć formatowania można przeczytać w lekcji: Kopiowanie.

Style

Twórcy Excela przygotowali wiele formatów, którymi możemy się posłużyć przygotowując dokumenty w Excelu.

Największą ich zaletą jest to że niedoświadczeni użytkownicy Excela mogą szybko uzyskać profesjonalny arkuszy.

Style działają poprawnie tylko dla nieskomplikowanych tabel, czy innych obiektów.

Przykład 2.

(Arkusz ‘Formatowanie 2’)

W arkuszu ‘Formatowanie 2’ znajduje się tabela z danymi. Zawiera ona tylko jeden wiersz z nagłówkami kolumn i nie posiada sum, może więc być sformatowana jako tabela. Ustawiamy aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli i z karty ‘Narzędzia główne’ wybieramy polecenie ‘Formatuj jako tabelę’, po czym wybieramy wzór kolorów który nam odpowiada.

Pojawi się okienko, w którym jesteśmy proszeni o potwierdzenie czy obszar tabeli został właściwie rozpoznany. Klikamy OK.

Tabela zostanie sformatowana zgodnie z wybranym wzorem.

Jeżeli nie odpowiada nam to, że komórki nagłówków zawierają symbole filtra, możemy je wyłączyć wybierając ‘Sortuj i filtruj’ a później polecenie ‘Filtruj’.

Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na tabeli możemy dodać wiersz sumy, tak jak jest to pokazane poniżej.

Sumę która zostanie wprowadzona tylko dla czerwca, kopiujemy do pozostałych miesięcy.

Ćwiczenie możemy uznać za zakończone.

Powyższym sposobem nie można sformatować tabeli z przykładu 1, choćby z tego powodu że zawiera ona 2 wiersze nagłówków kolumn.

Przykład 3.

(Arkusz ‘Formatowanie 3’)

W arkuszu ‘Formatowanie 3’ znajduje się wykres słupkowy, po jego zaznaczeniu (poprzez kliknięcie na nim lewym klawiszem myszy), pojawią się karty poleceń: ‘Projektowanie’, ‘Układ’ i ‘Formatowanie’.

Na karcie ‘Projektowanie’ znajdziemy Style wykresu, klikamy na strzałkę zaznaczoną poniżej czerwonym kwadratem, aby obejrzeć wszystkie dostępne style.

Wybieramy styl, który nam odpowiada i klikamy go.

Po zmianie stylu wykresu, zmienimy jeszcze styl czcionki jego tytułu.

Zaznaczamy tytuł klikając go i z karty ‘Formatowanie’ wybieramy jeden ze stylów tekstu WordArt.

Formatując arkusze Excela należy pamiętać aby wygląd był dostosowany do zadania jakie ma spełniać dany arkusz.

Częstym błędem początkujących jest używanie wymyślnych stylów, aby zrobić wrażenie na odbiorcy, niestety robi to wyłącznie wrażenie braku profesjonalnego podejścia. Więcej na ten temat w lekcji: Profesjonalne Raporty dla Zaawansowanych.