Filtr i Filtr Zaawansowany

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Filtr i Filtr Zaawansowany.xlsx tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2007: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2007.zip

Przykład 1. Filtr

(Arkusz: ‘Filtr’)

Jeśli chcemy włączyć filtr najlepiej jest zacząć od wybrania komórek, w których znajdują się nagłówki tabeli, która ma być filtrowana, można też wybrać cały wiersz, w którym znajdują się nagłówki naszej tabeli.

Po wybraniu nagłówków włączamy filtr wybierając z karty ‘Narzędzia główne’ → Sortuj i Filtr → Filtruj.

Dokładnie ten sam efekt da wybranie polecenia ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.

To że filtr jest włączony widać po pojawieniu się szarych kwadracików ze strzałkami w komórkach nagłówków tabeli.

Klikając na ten kwadracik otworzymy okienko, w którym możemy wybierać spośród opcji filtrowania.

Wybierzmy na początek produkt A, aby to zrobić musimy najpierw odznaczyć opcję ‘(Zaznacz wszystko)’ po czym zaznaczamy tylko ‘produkt A’.

Linie tabeli zawierające wszystkie inne produkty zostaną ukryte.

Po ukryciu poprzez filtr pozostałych produktów możemy wykonywać operacje tylko na produkcie A, np zsumować ilości produktów lub skasować ten produkt zaznaczając wszystkie linie. Linie ukryte nie zostaną skasowane.

Aby skasować linie po ich zaznaczeniu należy kliknąć prawym klawiszem myszy na jednym ze znaczników wiersza w tym przypadku np. na cyferce 3, 4 lub 18 i wybrać polecenie ‘Usuń wiersz’, skasowane zostaną 3 linie zawierające produkt A i dane dla niego, pozostałe linie nie zostaną zmienione. Będzie je można znowu zobaczyć po wybraniu w filtrze opcji ‘wszystkie’ bądź po wyłączeniu filtra.

W kolejnym ćwiczeniu proponuje wybrać tylko produkty B i H i skopiować ich dane poniżej tabeli.

Produkty znajdujące się pomiędzy B i H nie zostały skopiowane.

Jeśli z Menu filtru wybierzemy opcje ‘Filty tekstu’ wyświetlone zostaną dodatkowe opcje.

Spośród nich bardzo użyteczna jest opcja ‘Zawiera…’, dzięki niej można np. pokazać wszystkie produkty zawierające w nazwie słowo ‘próbka’, (słowo to należy wpisać w okienko obok).

Kolejnym krokiem będzie kliknięcie na symbol filtra w komórce C2 i wybranie ‘Filtry liczb’, jak widać dla kolumn zawierających dane liczbowe dostępne są inne opcje filtrowania. Wybierzemy ‘Mniejsze niż…’ i oknie ‘Autofiltr niestandardowy’ wpiszemy ‘200’).

W ten sposób uzyskaliśmy listę produktów które spełniają oba warunki: w nazwie mają słowo „próbka” i jednocześnie ich ilość jest poniżej 200.

Dla większych tabel w taki właśnie sposób można łączyć wiele filtrów.

Filtr wyłączamy dokładnie tak samo jak go włączyliśmy. ‘Narzędzia główne’ → ‘Sortuj i Filtr’ → ‘Filtruj’ lub ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.

Filtr działa tylko do pierwszej pustej linii, jeśli pusta linia występuje w środku tabeli, część tabeli za pustą linią nie jest filtrowana

Przykład 2. Filtr Zaawansowany

(Arkusz: ‘Filtr Zaawansowany’)

Jeżeli Twoje wymagania odnośnie filtrowania są naprawdę duże, proponuję skorzystanie z Filtra Zaawansowanego, który umożliwia użycie wszystkich kombinacji filtrowania jakie tylko da się wymyślić.

W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyfiltrować dane dla 3 produktów: ‘A’, ‘G’ i ‘H’, przy czym produkty A tylko wtedy gdy ich ilość przekracza 300 sztuk. Do określania tego typu warunków możemy używać znaków =, <, >, >=, =<.

Najpierw najlepiej nad tabelą z danymi musimy dodać wiersze, tyle, aby zmieściły się w nich:

- nagłówki tabeli, takie same jak w poniższej tabeli. W naszym przykładzie: ‘produkt’, ‘ilość’ w linii 1.

- kryteria - każde w osobnym wierszu. W naszym przykładzie: ‘produkt A’, ‘produkt G’, ‘produkt H’, ‘>300’ w liniach 2, 3, 4.

- jedna pusta linia pomiędzy tabelą z kryteriami a tabelą z danymi. W naszym przykładzie linia 5.

Wybieramy z karty: ‘Dane’ polecenie z ikoną filtra i opisem ‘Zaawansowane’.

Wprowadzamy zakres listy i zakres kryteriów, tak jak jest to pokazane na poniższym rysunku.

Filtr zaawansowany oferuje 2 opcje filtrowania:

Odfiltrowane dane zostaną ukryte, a te interesujące nas pozostawione. Z tej opcji skorzystamy w tym przykładzie.

Interesujące nas dane zostaną skopiowane we wskazane przez nas miejsce.

Po wybraniu ‘Filtruj listę na miejscu’, klikamy przycisk ‘OK’.

W efekcie uzyskamy arkusz taki jak poniżej.

To, że Filtr zawansowany jest włączony nie jest w żaden rzucający się w oczy sposób oznaczone na arkuszu.

Wiersze odfiltrowane są ukryte, jednak nie ma możliwości pokazania ukrytych wierszy poprzez polecenie ‘Odkryj’.

UWAGA:

Filtr zaawansowany blokuje polecenie ‘Odkryj’ dla całego arkusza, w tym wierszy nie objętych filtrowaniem.

Jeżeli więc widzimy arkusz z ukrytymi wierszami, których nie udaje się odkryć należy sprawdzić czy Filtr zaawansowany jest włączony.

Aby wyłączyć Filtr zawansowany należy wybrać z karty: ‘Dane’ polecenie ‘Wyczyść’.

Innym przykładem użycia filtra zaawansowanego może być wyfiltrowanie z naszej listy unikatowych nazw produktów.

Aby to uzyskać zaznaczamy opcję ‘Kopiuj w inne miejsce’, zmieniamy ‘Zakres listy’ tak aby obejmował tylko kolumnę z nazwami produktów, ‘Zakres kryteriów’ pozostawiamy pusty, w ‘Kopiuj do:’ wpisujemy adres pierwszej komórki w której ma zacząć się lista i zaznaczamy opcję ‘Tylko unikatowe rekordy’. Wciskamy przycisk OK.

W rezultacie uzyskujemy listę, dzięki której możemy łatwo określić ilość rodzajów produktów, zsumować ilości tych produktów lub przeprowadzić inne operacje.

Alternatywnym rozwiązaniem tego problemu jest skopiowanie kolumny z nazwami produktów i użycie polecenia „usuń duplikaty”.

Użyteczność Filtra i Filtra Zaawansowanego staje się tym bardziej widoczna im większe i bardziej skomplikowane są tabele danych, na których pracujemy.

Więcej opcji filtrowania oferują Tabele Przestawne.