Sortowanie

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Sortowanie.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

Przykład 1.

(Arkusz: ‘Sortowanie 1’)

Dość często używaną funkcją Excela jest sortowanie. W poniższym przykładzie tabela zawierająca płacę i premię dla 10 osób powinna zostać posortowana wg płacy (główne kryterium) i jeśli płaca dla kilku osób jest taka sama wg wysokości premii.

Pierwszym krokiem będzie zaznaczenie CAŁYCH wierszy, w których są dane, które będziemy sortować. Jeżeli zaznaczymy tylko część tabeli tylko w tej części dokonają się zmiany na skutek sortowania, pozostałe komórki pozostaną tam gdzie są, czyli będą odnosić się do niewłaściwych danych.

Można też zaznaczyć całą tabelę i efekt sortowania również będzie poprawny, ale najszybciej i najbezpieczniej jest wybrać całe wiersze.

Kolejnym krokiem będzie wybranie z Menu: Dane → Sortuj...

Wyświetlone zostanie okno ‘Sortowanie’, gdzie ustawiamy wg, jakich kolumn będziemy sortować, oraz zaznaczamy ‘Malejąco’, aby najwyższa pensja była na samej górze.

Efekt sortowania widoczny jest poniżej. Sortowanie przebiegło właściwie, także 2 warunek został użyty, co widać na przykładzie zaznaczonym na poniższym przykładzie szarym tłem.

UWAGA: Sortowanie ‘psuje’ formuły, jeżeli w sortowanych komórkach znajdują się formuły najlepiej przed sortowaniem zamienić je na wartości.

Przykład 2

(Arkusz: ‘Sortowanie 1’)

Sortować możemy nie tylko wiersze, ale także kolumny.

Aby to zaprezentować posortujemy tą samą tabelę co w przykładzie 1, tyle tylko że odwróconą.

W oknie ‘Sortowanie’ klikamy przycisk ‘Opcje...’ i w oknie ‘Opcje sortowania’ które się pokaże, wybieramy opcję ‘Sortuj od lewej do prawej’.

Po kliknięciu OK wrócimy do okna ‘Sortowanie’

W oknie sortowanie zamiast kolumn wybieramy wiersze, wg., których tabela ma zostać posortowana.

Efekt sortowania kolumn jest widoczny na poniższym rysunku, podobnie przypadek, w którym płaca jest taka sama i do sortowania był używany drugi z argumentów został zaznaczony szarym tłem.

Przykład 3.

(Arkusz: ‘Sortowanie 2’)

Należy szczególnie uważać podczas sortowania formuł, ponieważ Excel nie zmienia adresów w formułach wraz z sortowaniem.

W poniższym przykładzie w kolumnie D wprowadzono formułę, która oblicza jaki procent pensji Pani Prezes Kurowskiej zarabia każdy z pracowników.

Poniżej, poza tabelą, w komórce D16 znajduje się link do komórki (C4) z wysokością pensji Pani Prezes.

Posortujemy teraz tabelę alfabetycznie według nazwisk.

W efekcie sortowania formuły w tabeli ‘popsuły się’ i obliczają teraz procent pensji w porównaniu z pierwszym pracownikiem na liście.

Również link znajdujący się poza tabelą nie został uaktualniony i wyświetla teraz niewłaściwą wartość.

Sortowanie ‘popsuje’ formuły niezależnie od tego czy użyjemy adresowania względnego czy absolutnego, inny będzie tylko rodzaj błędów.

Jedynym sposobem uniknięcia błędów będzie zamiana wszystkich formuł na wartości przed sortowaniem i upewnienie się że w arkuszu nie ma komórek odnoszących się do sortowanego zakresu.

Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007