Formatowanie Warunkowe

Przykłady opisane w tej lekcji dostępne są w arkuszu Excela: Formatowanie Warunkowe.xls, tylko ich samodzielne przerobienie daje gwarancję zapamiętania tej lekcji.

Przykłady dla wszystkich lekcji szkolenia Excel 2003: ExcelSzkolenie.pl Cwiczenia Excel 2003.zip

Pracując z arkuszami z dużą ilością danych bardzo czasochłonne staje się wyszukanie/ zaznaczenie pewnych danych, lub znalezienie błędnych/wątpliwych danych.

Dużym ułatwieniem w takich przypadkach jest formatowanie warunkowe.

Użyteczność formatowania warunkowego nie będzie widoczna na poniższym prostym przykładzie, formatowanie warunkowe staje się na prawdę użyteczne dopiero w przypadku dużych arkuszy.

Przykład 1

(Arkusz: ‘Formatowanie Warunkowe 1‘)

Przed włączeniem formatowania warunkowego należy zaznaczyć obszar, którego ma ono dotyczyć, warto jest pominąć nagłówki wierszy i kolumn.

Aby włączyć Formatowanie Warunkowe należy wybrać z Menu: Format → Formatowanie Warunkowe...

Wyświetlone zostanie poniższe okno.

W naszym przykładzie tabela pokazuje płace pracowników zajmujących się analizami w Excelu.

Chcemy wyróżnić te komórki, dla których wartość jest powyżej 7500 lub poniżej 6000.

W pierwszym Menu wybieramy ‘Wartość komórki jest’, w drugim ‘większa niż’ i w trzecim wpisujemy kwotę 7500.

Po czym klikamy przycisk ‘Formatuj...’

W okienku ‘Formtuj komórki’ wybieramy kartę Desenie, a na niej np. kolor zielony.

Z pozostałych 2 kart możemy wybrać inne formatowanie, np inny kolor/wielkość/rodzaj czcionki lub specjalne obramowanie dla komórek spełniających nasz warunek.

Po kliknięciu OK w okienku ‘Formatuj komórki’ wrócimy do okna ‘Formatowanie warunkowe’.

Klikając przycisk ‘Dodaj>>’ dołożymy jeszcze jeden warunek dla komórek o wartościach mniejszych niż 6000.

W formatowaniu warunkowym można wybrać maksymalnie 3 warunki.

Efekt naszego formatowania powinien wyglądać tak jak poniżej.

Komórki zmienione poprzez formatowanie warunkowe są ‘odporne’ na próby zwykłego formatowania, czyli np. jeśli spróbujemy zmienić kolor tła w zielonej komórce, nie będzie to możliwe.

Jeśli chcemy usunąć formatowanie warunkowe, zaznaczamy obszar, na którym formatowanie ma być usunięte, wybieramy z Menu: Format → Formatowanie Warunkowe... klikamy przycisk ‘Usuń...’, zaznaczamy warunek 1 i 2 (jeśli usuwamy oba warunki formatowania) i klikamy ‘OK’.

Przykład 2

((Arkusz: ‘Formatowanie Warunkowe 2‘)

Formatowanie warunkowe może być użyteczne do ukrywania błędów.

W poniższym przykładzie w kolumnie wzrost% jest formuła obliczająca wzrost płacy. Dla pracowników, którzy nie pracowali w 2006 formuła pokazuje błędy, co nie wygląda dobrze.

Przed wybraniem formatowania warunkowego najlepiej zaznaczyć jest cały arkusz (klikając w miejsce oznaczone czerwonym kółkiem).

W okienku ‘Formatowanie warunkowe’ w pierwszym Menu wybieramy ‘Formuła jest’ a w drugim wpisujemy =czy.błąd(a1)

A1 w tym przypadku to komórka zaznaczona jako aktywna (biała na rysunku poniżej).

Po kliknięciu przycisku ‘Formatuj...’ zmieniamy kolor czcionki na biały.

Dzięki użyciu powyższego formatowania warunkowego wszystkie komunikaty o błędach zostały ukryte (nadal istnieją, ale ponieważ czcionka ma kolor tła komunikaty są niewidoczne).

Przykład 3

(Arkusz: ‘Formatowanie Warunkowe 3‘)

W formatowaniu warunkowym można także użyć adresu komórki. W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyróżnić czerwonym tłem zmiany sprzedaży dla tych produktów, które były poniżej planu o więcej niż 1%p.

W formule wprowadzamy adres właściwy dla pierwszej z zaznaczonych komórek, adres musi być bez znaków $. Excel automatycznie wprowadzi odpowiednie formuły do formatowania warunkowego dla każdej z komórek obszaru.

Szkolenie Excel 2003 Szkolenie Excel 2007